Как переход муниципальных учреждений к единой бухгалтерии повлияет на выплату зарплаты и кадровый документооборот
В прошлом номере мы подробно рассказали о том, как и зачем муниципальные учреждения в Архангельске переходят на централизованный бухгалтерский учет. Эта тема вызвала 
большой интерес, ведь в следующем году нововведения коснутся многих архангелогородцев – работников всех школ и детсадов.
Отдельно взятые бухгалтерии в каждом учреждении заменит недавно созданный Центр бухгалтерского и экономического обслуживания. Его функции – ведение бухгалтерского учета, формирование отчетности, составление планов финансово-хозяйственной деятельности и расчет стоимости платных услуг.
На наши вопросы ответили директор Центра бухгалтерского и экономического обслуживания Людмила Карпова и заместитель директора Ольга Берегой.
Четкий алгоритм перехода
– Людмила Петровна, Ольга Николаевна, расскажите, как идет процесс перехода учреждений в централизованную бухгалтерию? Столкнулись ли с какими-то сложностями и как они решаются?
Л.К.: – С 1 ноября 2016 года десять учреждений передали функции по ведению бухгалтерского учета в центр. Процесс, на наш взгляд, прошел конструктивно. Проводились встречи с руководителями и бухгалтерами этих учреждений, наши представители выезжали к ним, подробно обсуждали все возникающие вопросы. Несмотря на то что работа только отлаживается, мы не сорвали сроков выдачи заработной платы и прочих платежей. С 1 декабря принимаем еще 14 учреждений, сейчас идет процесс передачи документации. Годовую отчетность по всем ним будет делать центр.
Никаких серьезных проблем, которые сказывались бы на деятельности учреждений, не возникает. Все вопросы решаются в рабочем режиме.
Составлен четкий алгоритм действий для руководителей и бухгалтеров, подготовлен перечень документов, передаваемых в центр.
– В течение 2017 года бухгалтеров в муниципальных учреждениях не останется совсем. Многих волнует судьба людей, которые там сейчас работают. Не пополнят ли они массово ряды безработных?
О.Б.: – Сегодня в центре работает 24 человека. Большинство сотрудников пришли из муниципальных учреждений города Архангельска. Все, кто пожелал
перейти на работу в центр и соответствовал требованиям к квалификации, трудоустроены. Кто-то отказался, решил уйти по сокращению, вышел на пенсию, а кому-то руководитель учреждения предложил другую должность на прежнем месте работы.
Кассиры могут остаться
– Кто на местах будет готовить первичную документацию и передавать ее в централизованную бухгалтерию?
Л.К.: – В каждом учреждении назначаются ответственные лица за взаимодействие с центром по передаче первичных документов по электронным каналам связи для ведения бухгалтерского учета. Это может быть один человек или несколько – на усмотрение руководителя. Ездить к нам, привозить документы и что-то забирать не придется. Например, начислив заработную плату, мы передаем расчетные листки в учреждение по электронным каналам связи, там они будут выдаваться работникам.
Если у людей возникают вопросы, они обращаются к ответственному за взаимодействие с центром лицу.
Между центром и учреждениями, которые мы обслуживаем, заключаются договоры, в которых определены правила взаимодействия.
– А как быть с платными услугами? Кто будет собирать деньги за те же занятия в кружках и секциях, вести их учет?
Л.К.: – Учреждения могут оставить кассира либо приказом директора возложить на кого-то эти обязанности с учетом специфики своей деятельности.
Деньги перечислят в привычные сроки
– Одно из опасений, которое высказывается, – не потеряют ли самостоятельности учреждения и их руководители…
Л.К.: – Этого не случится. В управленческие и кадровые вопросы мы не вмешиваемся, учреждения остаются самостоятельными юридическими лицами. Мы только получаем первичные документы, рассматриваем их с точки зрения законности (например, если это касается заработной платы, то соответствует ли положению об оплате труда) и принимаем к бухгалтерскому учету.
Подчеркну, что важно заполнять все первичные документы четко и качественно. Сегодня такие моменты уже возникают: например, передают счет для оплаты по договору, заключенному от лица директора, а подписанного исполняющим обязанности. Это неправильно.
– Оперативность при проведении платежей через централизованную бухгалтерию не пострадает?
О.Б.: – Не пострадает, если все будет правильно оформлено и своевременно передано. При этом мы понимаем, что ситуации бывают разные, и готовы идти навстречу. Буквально на днях звонят из одного учреждения и сообщают, что завтра будет отключена телефонная связь, если срочно не оплатить счет. Мы тут же сформировали платежное поручение и деньги перечислили. Но такие ситуации не должны становиться системой.
– А каковы сроки подачи документов в централизованную бухгалтерию?
Л.К.: – График документооборота прописан в договоре. Для каждого учреждения он индивидуальный.
– Изменятся ли в учреждениях сроки выдачи зарплаты, порядок оплаты отпусков и больничных?
О.Б.: – Нет. Сроки выдачи заработной платы остаются прежние, банк, в котором работникам открыты зарплатные карты, также не изменится.
Оплата отпусков и больничных проводится строго в соответствии с законом. Заявление на отпуск или листок нетрудоспособности отдается специалисту по кадрам по месту работы, он заполняет необходимые данные, в частности, указывает стаж работы сотрудника, а мы осуществляем начисление и перечисляем деньги.
Приказ об отпуске учреждение должно предоставить нам не менее чем за две недели до начала отпуска.
– Как переход в централизованную бухгалтерию повлияет на составление плана финансово-хозяйственной деятельности?
Л.К.: – Теперь это наша функция, как и внесение корректировок. Мы формируем план с учетом предложений самого учреждения. Есть расходы, которые однозначно будут присутствовать: заработная плата, налоги, страховые взносы и коммунальные услуги. Есть расходы, которые с точки зрения руководителя учреждения также необходимы для осуществления деятельности. Это все будет обсуждаться. Составление плана финансово-хозяйственной деятельности – это совместная работа.
– То есть опасения, что руководитель не будет в полной мере владеть финансовой ситуацией, тоже беспочвенны?
Л.К.: – У всех учреждений есть доступ на просмотр автоматизированной системы управления бюджетным процессом. Руководитель учреждения имеет возможность контролировать платежи и остатки денежных средств на лицевых счетах.
Работники департамента финансов готовы обучить руководителей и специалистов, назначенных ответственными за взаимодействие с Центром бухгалтерского и экономического обслуживания, работе в системе управления бюджетным процессом СМАРТ-бюджет.
Таким образом руководитель ежедневно будет владеть информацией о финансовом состоянии учреждения.
За основу взят лучший опыт
В других городах централизованная бухгалтерия успешно работает уже не первый год
Прежде чем принять решение о создании Центра бухгалтерского и экономического обслуживания, администрация Архангельска тщательно изучила опыт других городов, проанализировала сильные и слабые стороны этой системы.
В Пскове централизованная бухгалтерия работает с 2010 года, в Вологде – с 2011-го, в Анапе – с 2013-го, в Омске и Владимире – с 2014-го, в Канске Красноярского края – с 2015-го. Казенное учреждение является оптимальным форматом. Именно в нем работает большинство перечисленных городов. Только в Анапе централизованная бухгалтерия – бюджетное учреждение, а в Омске в 2016-м тип учреждения был изменен с бюджетного на казенное.
Перед централизованной бухгалтерией во всех городах стоят одинаковые задачи: организация бюджетного (бухгалтерского) учета, открытие и ведение лицевых счетов муниципальных учреждений, составление отчетности, а также проектов бюджетных смет и планов финансово-хозяйственной деятельности, проведение инвентаризации, контроль за расходованием денежных средств. Аналогичные задачи поставлены и перед организованной в Архангельске структурой.
В большинстве вышеперечисленных городов закупки по 44-му федеральному закону проводят сами муниципальные учреждения, и только в Омске эти функции делегированы централизованной бухгалтерии. Там, кстати, есть еще одна особенность – эта схема работы «заточена» исключительно под омские учреждения культуры и искусства.
В Вологде централизованной бухгалтерией обслуживается 132 учреждения (работает 79 бухгалтеров), в Пскове – 112 (113 бухгалтеров-экономистов), в Анапе – 75 (83 бухгалтера), в Омске – 44 (29 бухгалтеров и экономистов), в Канске – 9 (7 бухгалтеров), а во Владимире – 110 (100 бухгалтеров-экономистов). В столице Поморья на сегодняшний день в два этапа перешли на новую схему работы 24 учреждения, когда в 2017 году процесс будет полностью завершен, в централизованной бухгалтерии станет обслуживаться 145 учреждений.
Поэтапный переход также выбран по примеру старожилов централизации. В Пскове, например, первопроходцами стали два управления – образования и культуры, а также два комитета – по физической культуре, спорту и делам молодежи и по здравоохранению. В 2011-м к ним присоединились 36 муниципальных детсадов и пять комитетов и управлений администрации Пскова. Самый масштабный переход состоялся в 2015-м: 17 детсадов, 5 учреждений дополнительного образования детей, 10 учреждений физической культуры и спорта, а также 25 школ.
Хорошими результатами может похвастаться Вологда. По истечении «первой пятилетки» работы по новой системе бухгалтерского учета было решено запустить проект по централизации учетных функций органов власти и государственных учреждений Вологодской области. В рамках первого этапа, стартовавшего в середине 2015 года и завершающегося в 2016-м, были переведены 27 органов власти и госучреждений. В рамках второго этапа в 2017-м в централизованную бухгалтерию перейдут государственные бюджетные и автономные учреждения. По предварительным расчетам, отложенный экономический эффект от централизации составит порядка 300 миллионов рублей.
Как мы видим, создание в Архангельске Центра бухгалтерского и экономического обслуживания для работы с муниципальными учреждениями – не эксперимент и не модные веяния, а переход к хорошо зарекомендовавшей себя практике.
Задачи централизации учета
– Повышение качества ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и составление отчетности на основе единой методологии, стандартизация учетных процессов
– Решение проблемы кадрового дефицита
– Автоматизация бухгалтерского учета, унификация требований к программному обеспечению
– Сокращение затрат на ведение учета
– Повышение прозрачности учетных процессов
– Унификация порядка проведения контрольных мероприятий
– Повышение скорости выполнения учетных функций путем формализации документооборота и перехода на электронный документооборот
Наталья СЕНЧУКОВА