Муниципальные учреждения в Архангельске переходят на централизованный бухгалтерский учет
С 1 ноября по новой системе ведения учетных процессов работают 10 школ искусств и домов творчества. С 1 декабря в рамках второго этапа к ним присоединится еще 14 учреждений, в том числе детско-юношеские спортивные школы, центр «Леда». Самый массовый переход к централизованной бухгалтерии запланирован на весну: с марта – детские сады, с мая – школы.
Это означает, что все их расчеты будут проходить через единый Центр бухгалтерского и экономического обслуживания. О целях централизации и о том, изменится ли что-то для работников, мы побеседовали с директором департамента финансов администрации города Архангельска Марией Новоселовой.
В школах и культурных центрах бухгалтеров не будет
– Мария Николаевна, почему возникла необходимость в централизации и что она даст на практике?
– В последние годы в России произошли серьезные изменения в части требований к бюджетному (бухгалтерскому) учету и отчетности – как законодательного характера, так и касающиеся автоматизации процессов. Они требуют финансовых затрат и высокой квалификации бухгалтеров. Проанализировав ведение учета в муниципальных учреждениях, мы выявили такую тенденцию: затраты на бухгалтерское обслуживание постоянно растут, при этом далеко не везде можно говорить о должном уровне этой работы.
Главная задача централизации – повышение качества ведения учета. Также это позволит сделать учетные процессы более прозрачными и сократить расходы на их ведение. Решится и проблема дефицита квалифицированных кадров, с которой зачастую сталкиваются муниципальные учреждения, расположенные удаленно от центра города.
– Как именно новая схема работы поможет повысить качество учета?
– В централизованной бухгалтерии применяется единый подход. Все процедуры стандартизированы – от момента создания первичного документа до формирования итоговой отчетности.
Сейчас ситуация иная. Например, когда контрольный орган выявляет какую-либо ошибку в одном учреждении, сразу же исправить ее в других проблематично. Во-первых, мы не знаем, есть ли она еще где-то. В централизованной бухгалтерии можно унифицированно ошибку поправить для всех одновременно. Во-вторых, сейчас все учреждения живут по своей учетной политике. Каждый бухгалтер делает так, как считает правильным. Теперь учет будет вестись на основе единой методологии, что поможет решить проблему отдельных нарушений в каждом учреждении.
– Получается, что бухгалтеров в тех же школах теперь не останется вообще?
– Нет, не останется. Начисление заработной платы, налогов и взносов, формирование платежных документов, а также все экономические расчеты будет выполнять централизованная бухгалтерия.
– Как будет функционировать эта система? Работников, например, волнует вопрос, к кому они будут обращаться, если возникнут вопросы по начислению зарплаты, по выплатам?
– Структура учреждения сформирована по отраслевому признаку: профильные отделы создаются для учреждений культуры, физкультуры и спорта, образования. Внутри отделов бухгалтеры будут вести свои направления: кто-то, например, зарплату двух-трех учреждений (зависит от количества работников), кто-то – материальные запасы пяти-шести учреждений.
Что касается вопросов, которые возникают у работников, то на них будут отвечать сотрудники Центра бухгалтерского и экономического обслуживания. В тех учреждениях, которые с 1 ноября перешли на новую систему работы, появились стенды с номерами телефонов и адресами электронной почты, по которым можно обратиться. Если есть необходимость, можно приехать в централизованную бухгалтерию. Конечно, пока многим привычнее и удобнее зайти в расположенный по соседству кабинет, чем взять трубку и позвонить по телефону, но, повторюсь, централизованная бухгалтерия – это совокупное решение всех поставленных задач в масштабе города.
Экономический эффект появится в 2018 году
– Когда было принято это решение и какая подготовительная работа проведена?
– В мае был разработан план мероприятий и утвержден постановлением администрации города. В его рамках мы провели большую аналитическую работу, в том числе изучали опыт других городов, где централизация уже проведена и опыт признан успешным на уровне Минфина РФ: Иванова, Пскова, Анапы, Коряжмы, а также Вологодской области.
В рамках бюджетной комиссии при заместителе главы города по вопросам экономического развития и финансам Данииле Вадимовиче Шапошникове мы рассматривали финансовую сторону деятельности учреждений, оценивали перспективы. По результатам этой работы было принято взвешенное и мотивированное решение о создании централизованной бухгалтерии, сформирован график.
С каждым учреждением, которое готовится к переходу на новую систему бухгалтерского учета, ведется индивидуальная работа. Решаются конкретные вопросы, выстраиваются алгоритмы взаимодействия.
– Вы говорите, что изучался опыт других городов, который признан успешным. А по каким критериям оценивается успешность, эффективность?
– Прежде всего это сокращение количества нарушений, выявляемых надзорными органами. Еще один критерий – отсутствие долгов, потому что бывает кредиторская задолженность, в том числе и скрытая. По предоставляемой нам отчетности ее нет, а потом вдруг контролирующие органы (тот же Пенсионный фонд или налоговая инспекция) присылают уведомления, что наши учреждения им должны. И как следствие, сократятся расходы бюджета на различные пени и штрафы, которые выставляются в связи с несвоевременной уплатой налогов.
– Какова судьба бухгалтеров, работающих сейчас в муниципальных учреждениях? Их берут на работу в Центр бухгалтерского и экономического обслуживания?
– Да. Централизованная бухгалтерия формируется в основном за счет работников муниципальных учреждений. Единственный нюанс – идет отбор более высококвалифицированных кадров.
Работа там, конечно, более концентрированная и интенсивная. Но о перегрузках или несоблюдении каких-то норм закона речи не идет. Должностные обязанности формируются исходя из того, чтобы свою работу сотрудники могли выполнять качественно и строго в рамках трудового законодательства.
Окончательная численность централизованной бухгалтерии пока не определена. На сегодняшний день утверждено 28 человек с учетом того, что в 2016 году на новую систему учета переходят 24 учреждения.
В 2017-м, с переходом новых учреждений, планируется пересмотр численности. Она будет определяться поэтапно, с учетом состояния бухгалтерского учета в каждом конкретном учреждении и после анализа количества необходимых операций. Понятно, что административно-управленческий персонал централизованной бухгалтерии наращиваться не будет, только бухгалтеры.
– Как новая схема ведения бухгалтерии скажется на текущей финансово-хозяйственной деятельности, когда нужно что-то купить для нужд организации или заплатить подрядчикам за выполненную работу?
– Все эти вопросы, как и принятие управленческих и кадровых решений, по-прежнему остаются в компетенции директоров учреждений. За ними остается подготовка конкурсной документации, проведение конкурсных процедур, заключение контрактов. На централизованную бухгалтерию возлагается лишь формирование и проведение платежных документов, а также учет данных операций.
Сегодня руководители учреждений сами заключают контракты и предоставляют счета в бухгалтерию с визой: «Бухгалтеру для оплаты». Они будут делать то же самое, только на счете писать: «Директору централизованной бухгалтерии для оплаты». И не относить это в бухгалтерию или отдавать секретарю, а отправлять по электронным каналам связи.
– Что касается работы с внебюджетными средствами, тут тоже ничего не меняется?
– Нет. Как учреждение работало с внебюджетными направлениями, оказывая платные услуги, так и продолжает это делать. За каждым муниципальным учреждением сохранится отдельный лицевой счет, предназначенный для отражения операций по поступлению и расходованию средств.
Взаимоотношения единого центра и муниципальных учреждений регламентируются соглашением о передаче функций по ведению бухгалтерского учета и формированию отчетности. В нем обозначены сроки предоставления документов, функции, права, обязанности и ответственность сторон.
– Мария Николаевна, переход на эту схему планируется завершить в 2017 году. А когда можно будет вести речь о первых результатах?
– Если говорить об экономическом эффекте – сокращении расходов на управленческие нужды, мы получим его только в 2018 году.
Но первые текущие результаты уже есть. Как мы говорили, с 1 ноября ряд учреждений перешли на новую систему бухгалтерского учета. За это время ни одного срыва платежей не допущено, в полном объеме выплачена заработная плата, с соблюдением сроков начисляется аванс, специалисты отвечают на все вопросы работников, учреждения предоставляют необходимые документы, ни одного нарушения сроков по оплате счетов нет. Все это говорит о том, что система показала свою работоспособность и мы движемся в верном направлении.
Наталья СЕНЧУКОВА, фото Кирилл Иодас